Missie

Inwoners, klanten en medewerkers van de gemeente Brummen kunnen erop vertrouwen dat bij onze organisatie de verwerking en bescherming van persoonsgegevens een hoge prioriteit heeft. De gemeente Brummen verwerkt en bewaart persoonsgegevens ten behoeve van de gemeentelijke dienstverlening.

Visie

De verwerking van persoonsgegevens is gelieerd aan de gemeentelijke taakuitoefening. Onze dienstverlening is heel divers. Het is dan ook onontkoombaar dat daarbij informatie over personen wordt verwerkt. Voor een goede en zorgvuldige dienstverlening moeten wij de gegevens van inwoners verwerken en soms met andere instanties delen. Informatieverwerking gaat gepaard met de verantwoordelijkheid om effectieve privacybescherming te bieden. Het uitgangspunt hierbij is, dat wij respect hebben voor de persoonlijke levenssfeer van onze inwoners, ondernemers en medewerkers. Daarbij houdt de gemeente Brummen zich aan de wettelijke regels op het gebied van de verwerking van de persoonsgegevens. 
 

De gemeente Brummen zorgt voor de beveiliging van persoonsgegevens en respecteert de privacy van iedereen. Om dit te waarborgen houdt de gemeente zich aan de volgende uitgangspunten:

Transparantie

Het beginsel van transparantie houdt in dat er inzichtelijk is welke persoonsgegevens op welke manier worden verwerkt. De gemeente geeft informatie over de verwerking van persoonsgegevens, eenvoudig, toegankelijk en begrijpelijk.

Grondslag

De gemeente Brummen zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor vooraf bepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt als dit wettelijk toegestaan is en in uitoefening van een publieke taak die aan de gemeenten toekomen. De wettelijke grondslagen zijn: toestemming, overeenkomst, wettelijke verplichting, vitaal belang, en publiekrechtelijke taak. 

Minimale gegevensverwerking

De gemeente Brummen streeft naar minimale gegevensverwerking en verwerkt daarbij dus alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt. 

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de gemeentelijke taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke bepalingen, zoals de Archiefwet, te kunnen naleven. 
Daar waar in de specifieke wetgeving uitdrukkelijke bewaartermijnen worden genoemd, worden de persoonsgegevens conform die bewaartermijnen bewaard. 
Als er geen uitdrukkelijk wettelijke bewaartermijnen in de wet worden genoemd, conformeren wij ons aan de Archiefwet. Voor het waarderen van archiefbescheiden hanteren wij de actuele selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen. De selectielijst wordt geïntegreerd in ons documentmanagement systeem, zodat de daarvoor in aanmerking komende zaken binnen de wettelijk voorgeschreven termijnen worden vernietigd.

Integriteit en vertrouwelijkheid

Persoonsgegevens  worden alleen verwerkt door medewerkers met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt de gemeente Brummen voor passende beveiliging om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn, conform de geldende gemeentelijke beveiligingsnormen zoals vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Minst ingrijpend

Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt gekozen voor de werkwijze die het minst inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt.
De inbreuk op de persoonlijke levenssfeer mag niet onevenredig zijn in verhouding tot het doel. De mate van inbreuk op de persoonlijke levenssfeer wordt zoveel als mogelijk beperkt.
 

Recht van informatie

Wanneer wij uw persoonsgegevens gebruiken kunt u een verzoek van informatie doen. Daarin kan u opvragen welke gegevens wij gebruiken, met welk doel en of er derde partijen bij betrokken zijn. Kijk voor meer informatie op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.  

Recht van inzage

Werkt de gemeente wel met de juiste persoonsgegevens over u? En gebruiken wij uw persoonsgegevens wel op de juiste manier? Als u dit wilt weten, heeft u het recht aan een organisatie te vragen om uw gegevens in te zien. Kijk voor meer informatie op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.   

Recht van rectificatie

Kloppen de persoonsgegevens niet die de gemeente van u gebruikt? Dan kan dat vervelende gevolgen voor u hebben. Daarom is de gemeente er verantwoordelijk voor dat uw gegevens altijd juist zijn. En moeten wij uw gegevens updaten als dat nodig is. Merkt u op dat de gegevens die van u worden gebruikt niet kloppen? Bijvoorbeeld nadat u een inzageverzoek heeft gedaan? Of blijken uw gegevens niet compleet te zijn? Dan kunt u ons vragen om uw gegevens aan te passen of aan te vullen. Kijk voor meer informatie op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Recht van vergetelheid

Wanneer er geen goede reden meer is voor de gemeente om uw persoonsgegevens te verwerken mag u vragen om deze gegevens te verwijderen. Let op, het is vaak niet mogelijke om ál uw gegevens te verwijderen. Kijk voor meer informatie op de website van de Autoriteit persoonsgegevens. 

Bovengenoemde rechten zijn de meest voorkomende rechten. Er zijn nog meer rechten waar u een beroep op kan doen. Zoals: 

• Recht van dataportabiliteit  
• Recht van bezwaar
• Recht op beperking van verwerking
• Recht op menselijke blik bij besluiten

Voor meer informatie over deze rechten kunt u terecht op de website van de Autoriteit persoonsgegevens.

Als u beroep wilt doen op uw privacyrechten, kunt u contact opnemen via privacy@brummen.nl, of stuur een brief naar de gemeente Brummen, ter attentie van Privacy - Postbus 5, 6970 AA Brummen.

Klachten

Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens? Omdat u vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens? Of omdat u bijvoorbeeld inzage of rectificatie van uw persoonsgegevens wilt, maar niet tevreden bent met de reactie? Meld het dan eerst bij ons, dan kunnen wij samen met u kijken naar een oplossing. U kunt ons bereiken via het emailadres privacy@brummen.nl 

Mocht dit niet helpen of wilt u direct contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens? Dat kan hier.
U kunt er ook voor kiezen om een klacht in te dienen bij de Nationale Ombudsman. 
 

Processen zoals aangifte van geboorte, uitgifte van rijbewijs, voltrekken van een huwelijk. 

Welke persoonsgegevens gebruiken wij?

• Voor- en achternaam
• Voorletter(s)
• Voorvoegsel(s)
• BSN-nummer 
• Geslacht 
• Geboortedatum  
• Adresgegevens 
• Handtekening
• Ouders
• Nationaliteit
• Huwelijkspartner of geregistreerd partner
• Kind(eren)
• Verblijfstitel (als u niet de Nederlandse nationaliteit heeft)
• Gezagsverhouding en curatele
• Kiesrecht
• Reisdocumenten zoals paspoort of ID-kaart
• (indien noodzakelijk) Bankrekeningnummer(s)

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Om te voldoen aan de wetgeving hebben wij uw persoonsgegevens nodig. Als gemeente zijn wij verplicht om de Basisregistratie Personen (BRP) actueel te houden. Het BRP gebruiken wij ook om uw gegevens te controleren. Bijvoorbeeld wanneer u een rijbewijs aanvraagt moeten wij als gemeente controleren of uw naam en geboortedatum klopt voordat wij u uw nieuwe rijbewijs kunnen uitgeven. Bij burgerzaken doet u ook aangifte van geboorte. Daarvoor hebben wij uw persoonsgegevens nodig om de pasgeborene in te schrijven in het BRP. 

Met wie delen wij gegevens?

Bij het verkrijgen van de Nederlandse nationaliteit moet de gemeente een aantal zaken controleren. Om dit te kunnen doen moeten wij de gegevens die u aanlevert delen met een klein aantal partijen zoals de politie en Justitiële Informatiedienst. Door uw gegevens te delen en te laten controleren kunnen wij verdere stappen zetten in het naturalisatieproces. De gemeente kan ook zelf gegevens (uitsluitend over haar eigen inwoners) verstrekken aan instellingen en personen die een groot maatschappelijk belang van de gemeente dienen. Deze verstrekkingen moeten worden vastgelegd in een gemeentelijke verordening, die openbaar is en dus altijd kan worden ingezien. Voorbeelden zijn bijvoorbeeld (gemeentelijke) begraafplaatsen, instellingen voor ouderenzorg en organisaties die analfabetisme tegengaan

Hoe lang bewaren wij gegevens?

Persoonsgegevens in de BRP moeten wij voor altijd bewaren. Wanneer u verhuist verhuizen uw persoonsgegevens uit de BRP met u mee. Ook gebruiken verschillende organisaties gegevens uit de BRP. Bijvoorbeeld de Belastingdienst en Pensioenfondsen. Voordat gegevens met deze partijen worden gedeeld moet het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties toestemming geven. 

Voor andere gegevens (niet in BRP) geldt dat wij deze gegevens meestal enige tijd moeten bewaren om aan onze wettelijke verplichting (de Archiefwet) te voldoen. Wel geldt dat deze gegevens zo kort mogelijk worden bewaard. Daarna worden deze vernietigd. Hiervoor maken wij gebruik van de gemeentelijke selectielijsten. Dit zijn lijsten die aangeven hoelang informatie moet worden bewaard. 

Meer informatie

• Op de website van de Rijksoverheid vindt u meer informatie over de BRP. 
• Op de website van het Nationaal archief leest u meer over selectielijsten. 

Processen zoals bij Team voor Elkaar en WerkFit Brummen, zoals WMO voorzieningen, Jobcoaching, voorzieningen in kader van de Jeugdwet en de Participatiewet. 

Welke persoonsgegevens gebruiken wij?

• Voor- en achternaam
• Voorletter(s)
• Voorvoegsel(s)
• Geslacht 
• Geboortedatum  
• Adresgegevens 

Indien noodzakelijk: 

• SN-nummer 
• Handtekening
• Ouders
• Nationaliteit
• Huwelijkspartner of geregistreerd partner
• Kind(eren)
• Verblijfstitel (als u niet de Nederlandse nationaliteit heeft)
• Gezagsverhouding en curatele

In sommige gevallen verwerken wij ook andere persoonsgegevens zoals financiële gegevens en medische gegevens. Dit doen wij alleen als daar een grondslag voor is. 

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens? 

Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van taken in het sociaal domein. Dit zijn de taken op het gebied van de Jeugdwet, de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo 2015), de Participatiewet, de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening en de Wet passend onderwijs. Hierbij verwerken wij veel gegevens. Daaronder vallen ook gevoelige gegevens, zoals medische en strafrechtelijke gegevens. Dit is in veel gevallen nodig om aan de wet te voldoen of om u zo goed mogelijk te kunnen helpen.

Met wie delen wij gegevens? 

De gegevens die wij verwerken delen wij niet zonder dat dit noodzakelijk is. Wanneer het nodig is om gegevens te delen, proberen wij zo min mogelijk gegevens te delen. Om u te helpen is het soms nodig om uw gegevens met andere partijen te delen. Dit zijn partijen zoals zorginstellingen, keuringsartsen, het UWV, het Inlichtingenbureau of Wmo aanbieders. Maar ook diverse organisaties in het kader van participatie en arbeidsintegratie.

Hoe lang bewaren wij gegevens?

Voor persoonsgegeven geldt dat wij deze gegevens meestal enige tijd moeten bewaren om aan onze wettelijke verplichting (de Archiefwet en/of bewaartermijnen in andere wetten) te voldoen. Wel geldt dat deze gegevens zo kort mogelijk worden bewaard. Daarna worden deze vernietigd. Hiervoor maken wij gebruik van de gemeentelijke selectielijsten. Dit zijn lijsten die aangeven hoelang informatie moet worden bewaard. 
 

Zoals het doen van meldingen openbare ruimte, het heffen van belastinggelden, aanvragen voor wijzigingen van bestemmingsplannen.

Welke persoonsgegevens gebruiken wij?

• Voor- en achternaam
• Voorletter(s)
• Voorvoegsel(s)
• Geslacht 
• Adresgegevens 

Indien noodzakelijk 

• Geboortedatum  
• BSN-nummer 
• Handtekening

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens? 

Wij hebben uw gegevens nodig voor verschillende doeleinden. Bijvoorbeeld voor het verwerken van een door u gedane ‘melding openbare ruimte’. Wij hebben uw gegevens nodig om de melding te verwerken. Verder hebben wij gegevens nodig om een vergunning te verlenen bijvoorbeeld een kap- of bouwvergunning. Ook gebruiken wij uw gegevens om u de rechtsgeldige belastingaanslagen op te leggen en het verschuldigde bedrag te innen. 

Met wie delen wij gegevens? 

De gegevens die wij verwerken delen wij niet zonder dat dit noodzakelijk is. Wij kunnen gegevens delen met partijen zoals de Belastingdienst, het waterschap, Kadaster, Inlichtingenbureau

Hoe lang bewaren wij gegevens?

Voor persoonsgegeven geldt dat wij deze gegevens meestal enige tijd moeten bewaren om aan onze wettelijke verplichting (de Archiefwet en/of bewaartermijnen in andere wetten) te voldoen. Wel geldt dat deze gegevens zo kort mogelijk worden bewaard. Daarna worden deze vernietigd. Hiervoor maken wij gebruik van de gemeentelijke selectielijsten. Dit zijn lijsten die aangeven hoelang informatie moet worden bewaard. 

Voor de aanvraag en afhandeling van vergunningen, het houden van toezicht en het uitvoeren van handhavingstaken.

Welke persoonsgegevens gebruiken wij?

• Voor- en achternaam
• Voorletter(s)
• Voorvoegsel(s)
• Geslacht 
• Geboortedatum  
• Adresgegevens 

Indien noodzakelijk 

• BSN-nummer 
• Handtekening
• Strafrechtelijke gegevens

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij gebruiken deze gegevens met als doel het toezien en het handhaven van de openbare orde. Een ander doel is het verlenen van vergunningen, het registreren van evenementen en het waarborgen van veiligheid.

Met wie delen wij gegevens? 

De gegevens die wij verwerken delen wij niet zonder dat dit noodzakelijk is. Partijen waar wij mogelijk gegevens mee uitwisselen zijn met de politie, brandweer, het Openbaar Ministerie, het Centraal Justitieel Incasso Bureau. 

Hoe lang bewaren wij gegevens?

Voor persoonsgegeven geldt dat wij deze gegevens meestal enige tijd moeten bewaren om aan onze wettelijke verplichting (de Archiefwet en/of bewaartermijnen in andere wetten) te voldoen. Wel geldt dat deze gegevens zo kort mogelijk worden bewaard. Daarna worden deze vernietigd. Hiervoor maken wij gebruik van de gemeentelijke selectielijsten. Dit zijn lijsten die aangeven hoelang informatie moet worden bewaard. 

Zoals ondersteunende processen, archief, dienstverlening, HR, bezwarencommissie, etc.

Welke persoonsgegevens gebruiken wij?

• Voor- en achternaam
• Voorletter(s)
• Voorvoegsel(s)
• Geslacht 
• Geboortedatum  
• Adresgegevens 

Indien noodzakelijk 

• Opleidings- en arbeidsgegevens
• Bankrekeningnummer
• BSN-nummer 
• Handtekening
• Ouders
• Medische gegevens
• Nationaliteit
• Huwelijkspartner of geregistreerd partner
• Kind(eren)
• Verblijfstitel (als u niet de Nederlandse nationaliteit heeft)
• informatie uit andere processen bij bijvoorbeeld juridische procedure.

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken geen gegevens die niet nodig zijn in het betreffende proces. De doeleinden voor het gebruik van persoonsgegevens is in deze laatste categorie erg verschillend. Bij het HR-proces worden persoonsgegevens van sollicitanten, werknemers en inhuurmedewerkers verwerkt. Het verwerken van een aantal gegevens is nodig voor het opstellen van het arbeidscontract maar ook voor uitbetaling van loon. Bij bijvoorbeeld de bewarencommissie of juridische zaken worden gegevens verwerkt die in andere processen zijn verzameld en waar een bezwaarprocedure en/of klacht voor is ingediend. 

Met wie delen wij gegevens? 

De gegevens die wij verwerken delen wij niet zonder dat dit noodzakelijk is. In sommige gevallen kan het zijn dat wij gegevens delen met partijen. Dat zijn bijvoorbeeld de bedrijfsarts, externe bezwaarschriftencommissie, in geval van geschillen met advocaten en/of rechtbank, etc. 

Hoe lang bewaren wij gegevens? 

Voor persoonsgegeven geldt dat wij deze gegevens meestal enige tijd moeten bewaren om aan onze wettelijke verplichting (de Archiefwet en/of bewaartermijnen in andere wetten) te voldoen. Wel geldt dat deze gegevens zo kort mogelijk worden bewaard. Daarna worden deze vernietigd. Hiervoor maken wij gebruik van de gemeentelijke selectielijsten. Dit zijn lijsten die aangeven hoelang informatie moet worden bewaard.